Help! Ik kan geen mail versturen!

Om te beginnen wil ik even uitlichten dat mail versturen en ontvangen technisch totaal verschillende zaken zijn. Als de één goed werkt is dat geen garantie dat het andere ook zou moeten werken. De enige overeenkomst tussen versturen en ontvangen is dat meestal (dus niet eens altijd) voor beide dezelfde gebruikersnaam/wachtwoord combi nodig is.

E-Mail op internet loopt altijd via verschillende servers. Nieuwe mail komt altijd binnen op de mail server van je provider, bijvoorbeeld de provider van je internet verbinding of waar je je domein hebt geregistreerd maar kan ook een service zijn zoals Gmail of Hotmail. Mail versturen gaat ook via een server van meestal dezelfde provider al kan daar van afgeweken worden.

Het instellen van je e-mail programma op je computer, tablet of smartphone begint meestal met de vraag naar je email adres en volledige naam (dit is wat ontvangers van jouw mails zullen zien) en wachtwoord. Sommige email programma’s proberen dan automatisch de server instellingen te achterhalen maar dat werkt meestal alleen bij gmail/hotmail adressen of andere bekende web diensten. Heb je een eigen domeinnaam via mij bijvoorbeeld dan werkt dit niet en zal je handmatig server adressen door moeten geven. Bij handmatig instellen moet je ook apart je gebruikersnaam opgeven. Soms is dat het volledige email adres of een losse login naam die gelijk kan zijn aan bijvoorbeeld de ftp login of voor het controlepanel van de hosting omgeving. Voordat je verder gaat is het handig om alvast je gebruikersnaam en wachtwoord bij de hand te hebben.

Welke server naam je dan exact moet gebruiken krijg je normaal gesproken van je provider door zodra je klant wordt. In mijn geval is dat mail.amphora.nl maar kan ook pop.domein.nl zijn of imap.domein.nl. Voor uitgaande mail is dit voor mij ook mail.amphora.nl terwijl andere providers bijvoorbeeld kiezen voor smtp.domein.nl. Soms is het nodig om voor uitgaande mail de smtp server van je internet verbinding provider te gebruiken bijvoorbeeld smtp.ziggo.nl of mail.kpnmail.nl. Indien je je domein via ons hebt en geen externe mail provider zoals gmail of office365 daarmee gebruikt dan is de inkomende en uitgaande mailserver altijd mail.amphora.nl.

Vervolgens krijg je ook de vraag of je IMAP of POP3 wilt gebruiken voor inkomende mail. Met beide krijg je je mail gewoon binnen maar beide hebben hun voor en nadelen maar meestal is IMAP de beste optie. Ik zal even kort toelichten wat het precies inhoud:

Als je mail ophaalt van de server met POP3 dan download je de berichten van de server naar je eigen computer/tablet/telefoon en WIS je de mail die op de server staat. Al kan je meestal ook instellen dat mail nog een x aantal dagen op de server blijft staan zodat je het ook op andere apparaten nog kan lezen. Het grote voordeel (en enige voordeel) van POP3 is dat je weinig server ruimte nodig hebt aangezien je alles download en wist. ‘Vroeger’ was dit belangrijk aangezien een gemiddelde mailbox misschien 50MB was maar tegenwoordig is 1GB (1000MB) of meer toch heel gebruikelijk en betaalbaar dus tenzij je heel veel grote attachments (foto’s en video’s) per mail ontvangt en die nooit wist dan adviseer ik om voor IMAP te gaan.

Met IMAP blijft namelijk al je mail op de server staan tenzij je het echt verwijderd. Door alle apparaten in te stellen op IMAP zie je op iedere apparaat dezelfde mail in dezelfde mappen structuur en ook de gelezen/ongelezen status is overal hetzelfde. Superhandig dus en daarom raad ik iedereen aan IMAP te gebruiken tenzij je ruimte gebrek zou kunnen krijgen maar zoals ik al aangaf is een gigabyte ruimte tegenwoordig vrijwel standaard en extra ruimte zeker niet duur.

Ok, dus je wilt je email programma instellen voor IMAP, waar moet je nog meer rekening mee houden? E-mail programma’s willen vaak standaard gebruik maken van een beveiligde verbinding. Je ziet dan vaak een optie als ‘Gebruik SSL’. Bij de meeste providers werkt dit gewoon en kan je dit aan zetten/laten maar bij sommige providers kan het nodig zijn om uit te schakelen. Wel is het zo dat een SSL verbinding altijd werkt met certificaten en aangezien certificaten niet gratis zijn zullen de meeste providers werken met een zogenaamd ‘self-signed certificate’ en krijg je bij het checken van nieuwe mail een melding dat het certificaat ongeldig is. Maar de popup die je dan krijgt heeft ook de optie om deze waarschuwing niet meer te tonen of om het certificaat toch (altijd) te vertrouwen. Een ongeldig certificaat is altijd nog veiliger dan helemaal geen SSL en zo voorkom je dat iemand je wachtwoord kan afluisteren als je via een openbare wifi verbinding op internet zit. Soms moet je ook opgeven welke type beveiliging / authenticatie de mail server gebruikt, vaak met keuzes als Kerberos/MD5/TLS/NTLM en andere vage termen waar ik je niet mee zal vermoeien maar pak gewoon de standaard ‘Wachtwoord/Password/Plain’ optie.

Vervolgens dien je ook nog de uitgaande mail server (SMTP) in te stellen. Gelukkig hoef je hier niet te kiezen uit verschillende opties, het is altijd het SMTP protocol. Veel mensen gebruiken de standaard SMTP server van hun internet provider (smtp.ziggo.nl of mail.kpnmail.nl bijvoorbeeld). Dit werkt prima zolang je via de juiste verbinding probeert te mailen maar heb je een smartphone of laptop dan is de kans groot dat je vaak ook ergens anders zit met een internet verbinding van een andere provider en dan werkt het ineens weer niet. De meeste hosting providers bieden dan ook een uitgaande mailserver aan met wachtwoord beveiliging aan, die het altijd doet ongeacht je verbinding. Ik gebruik bijvoorbeeld mail.amphora.nl ook voor uitgaande mail met hetzelfde gebruikersnaam en wachtwoord als voor inkomende mail. Net als bij IMAP geldt ook hier dat je een SSL optie hebt dus gebruik deze indien mogelijk. Er is wel één ding waar je rekening mee moet houden. SMTP werkt standaard via poort 25 (alles op internet gaat via poorten) maar sommige providers blokkeren poort 25 omdat spammers daar ook dankbaar gebruik van maken. Om toch via een andere SMTP server te kunnen mailen kan je de poort handmatig aanpassen naar 587, deze poort is speciaal bedoeld voor uitgaande mail met wachtwoord beveiliging.

Hopelijk kun je me nu gewoon mailen en zie ik je reacties gelijk. Zo niet kan je me altijd bellen!